En apenas unos días, el teletrabajo ha pasado de ser un lujo a ser una necesidad para miles y miles de personas. El estado de alarma y la crisis sanitaria derivados de la extensión del COVID-19 han motivado que sea así con cierta brusquedad para muchos profesionales que no estaban habituados a teletrabajar y que deben acostumbrarse a ello en tiempo récord.
En Adigital, queremos aportar nuestro granito de arena en estos momentos, por eso, hace solo unos días organizamos un taller online en abierto sobre recursos básicos para el teletrabajo. Para ello, contamos con Justo Hidalgo, gestor de productos digitales con interés especial en la utilización avanzada de datos y de la psicología comportamental, responsable de Producto y Datos en Quantified Reading, y autor del libro Idea, producto y negocio. Él fue el encargado de presentarnos desde las plataformas de comunicación y mensajería hasta las más conocidas en la gestión de proyectos y tareas, trabajo colaborativo o generación de informes. A continuación, te hacemos un resumen de las diferentes herramientas que existen para cada necesidad que pueda surgirte en tu día a día de trabajo en remoto.
Herramientas de comunicación
Las herramientas de comunicación son, por razones obvias, las más básicas para el teletrabajo. Aunque mucha gente es reticente y prefiere seguir comunicándose por WhatsApp, cambiar a un centro neurálgico es necesario, ya que permite que todo el equipo trabaje de una manera integrada. Para esto, son especialmente útiles las plataformas que actúan como un hub de grupos de trabajo, como son Microsoft Teams, Slack o Noysi.
Es común profesar amor u odio, sin punto medio, por este tipo de herramientas, ya que es necesario acostumbrarse a los canales y el flujo de trabajo de cada una de ellas, y eso no ha ocurrido todavía en muchas empresas. En este sentido, cabe añadir que la elección de la herramienta de trabajo en equipo o comunicación debe basarse en criterios objetivos, como por ejemplo la privacidad, y no solo en su precio o gratuidad. Si, además, ofreces un servicio a diferentes clientes y trabajas con él, es probable que tengas que adaptarte a su forma de trabajo en algún momento, por lo que, cuantas más herramientas domines, mejor.
- Herramientas gratuitas: Slack, WhatsApp, Telegram, WeChat, Line, Signal, Hangouts Meets o Skype.
- Herramientas con coste: Microsoft Teams, Noysi, Skype for Business, Cisco Webex, Whereby o Zoom.
Herramientas de trabajo colaborativo
La principal ventaja de estas herramientas es que permiten trabajar colaborativamente en los documentos. Algunas de las herramientas de trabajo colaborativo están integradas en plataformas que hemos mencionado en el primer punto, como Teams o Slack, que ayudan además a tener un control sobre los documentos para evitar el posible caos derivado del trabajo colaborativo.
- Aunque hay muchas, las más utilizadas son Google Suite y Ofice 365 Business. Otra es iWork, útil para el mundo Mac. Y no nos olvidamos de Zoho y su suit, Remotely, toda una veterana en este campo.
Herramientas de organización del trabajo
Si hay un verdadero desafío en el trabajo a distancia es la organización del trabajo, ya que la gestión del equipo cuando todo el mundo está deslocalizado puede ser complicado para las empresas que empiezan a instaurar esta práctica. Las herramientas que mencionamos a continuación no fueron concebidas específicamente para el teletrabajo (así que podrás incorporarlas a la vida normal en la oficina), pero vienen especialmente bien para trabajar a distancia. La clave, en todo momento, es ir buscando las herramientas que se adapten a nuestras necesidades concretas.
- Puedes encontrar herramientas de tablero como Trello, OneNote, Keep, Evernote o Planner; o recurrir a Todoist, una lista de tareas sencilla, Confluence, para la gestión de documentos, o Jira.
Otras herramientas de utilidad
- Gestión de proyectos: Microsoft Project, para proyectos realmente grandes, donde la gestión del tiempo y los recursos es vital. Se unen a ella, Basecamp, con una versión gratuita y otra de pago, Wrike, Monday.com o Asana.
- Talleres y seminarios: GoToWebinar, que además graba la sesión, CrowdCast, AdobeConnect o Mural.
- Reporte y seguimiento: Geckoboard, que permite integrar datos de diferentes fuentes, como Analytics, Stripe o Paypal. Otras, como I Done This, permiten ver fácilmente qué tareas se han realizado y quién las ha llevado a cabo, y otras, como Gtmhub, Simple OKR o Culture Amp, se centran en la metodología OKR.
- Gestión del tiempo: Hubstaff, Time Doctor o iCommunity, una pequeña empresa que hace temas de time tracking mediante blockchain.
Por supuesto, como podrás imaginarte, esto son solo algunos ejemplos, ya que hay tantas herramientas como necesidades puedan surgir dentro de tu empresa. Por eso, te invitamos a investigar y probar y evaluar cuáles se ajustan o no a tus objetivos. Y, si quieres profundizar un poco más en estas cuestiones, también te dejamos a continuación el vídeo completo de la sesión de Justo Hidalgo. Esperamos que sea de utilidad.
Alberto Perdomo, miembro del equipo de Comunicación de Adigital